En abril de 2017, comenzamos un proyecto para lograr una transformación utilizando Scrum, que nos entusiasma, la misión era ayudar a los equipos de distintas áreas de IT de un diario muy importante del país a organizarse eficiente y alineadamente a los nuevos objetivos que supone la cada vez mayor preponderancia que -en los medios de comunicación como en otras industrias- está tomando lo digital.
Lo que nos propusimos y debíamos colaborar para modificar no sólo era el método de trabajo, sino su cultura, porque sólo cuando las transformaciones se llevan a cabo con profundidad sabemos que irán in crescendo.
«No podemos resolver nuestros problemas con el mismo pensamiento que usamos cuando los creamos.» Albert Einstein
La dificultad. El equipo de tecnología creció muy rápidamente para satisfacer la demanda del mercado y de sus lectores, con el objetivo de desarrollar soluciones digitales eficaces. Nuestro cliente detectó que era necesario que los 18 grupos de distintas áreas trabajaran en sintonía para alcanzar las metas fijadas, logrando convertirse en una organización ágil alineada a los requisitos del negocio en una industria que vive un proceso de disrupción profundo.
«Scrum y co-creación: un plan que no podía fallar”
La solución. Propusimos una metodología de trabajo basada en Scrum y en la co-creación de un nuevo plan de organización de tareas y trabajo junto al cliente.
Scrum es un proceso en el que se aplican de manera regular un conjunto de buenas prácticas para trabajar colaborativamente, en equipo y obtener el mejor resultado posible de un proyecto. En Scrum, se realizan entregas parciales y regulares del producto final, priorizadas por el beneficio que aportan al receptor del proyecto. Cada iteración tiene que proporcionar un resultado completo, un incremento de producto final que sea susceptible de ser entregado con el mínimo esfuerzo al cliente cuando lo solicite.
El diario buscaba implementar esta metodología de forma eficiente y duradera en la empresa, por lo que nos propusimos adaptar la capacitación a una con mayor seguimiento y realizamos un diagnóstico previo de cada área. Lo que nos ofrece Scrum es un proceso de desarrollo constante, flexible, que por esa marcha continua mejora la comunicación y el trabajo tanto en equipo como autónomamente.
Por su parte, la co-creación se trata de involucrar al cliente en el proceso de decisión, planificación e implementación de esas buenas prácticas aplicando distintas metodologías, llevando a cabo actividades creativas y puestas en común para que resuelvan ágilmente los desafíos cotidianos. El compromiso y participación del cliente es indispensable ya que garantiza un cambio en la cultura de trabajo.
«Fue muy importante marcar desde un comienzo que nosotros no estábamos ahí para mostrarles EL camino, sino más bien, para acompañarlos a tomar las mejores decisiones en base a la expertise y dominio del negocio de sus miembros trabajando colaborativamente», Laura Fraile, facilitadora y Agile Coach.
“Enamorate del proceso y los resultados llegarán”
El punto de partida. Realizamos un diagnóstico ágil junto al periódico. Esta etapa se desarrolló a partir de reuniones con gerentes de áreas, entrevistas con los líderes de cada equipo de trabajo, diversas actividades de reflexión retrospectiva basadas en metodología Scrum. Estas tareas permitieron que ellos mismos identificaran sus necesidades, sus objetivos y pudiéramos sentar las bases para luego crear juntos una experiencia de trabajo hacia la transformación que todos queríamos lograr. La fase de diagnóstico para nosotros implicó un aprendizaje continuo y a la par del cliente conocimos sus exigencias, requerimientos y necesidades.
“… involúcrame y lo aprenderé”. Benjamin Franklin
Training. Después de entregar el diagnóstico a la gerencia, iniciamos un proceso de capacitación con los Agile Managers, era imprescindible que trabajásemos continuamente a su par para guiarlos en la definición de una nueva estructura transdisciplinaria, con nuevos equipos y a organizar el trabajo en base a las prácticas de Scrum; también a delinear estratégicamente las capacitaciones que seguirían.
Este trabajo fue posible porque se hizo codo a codo con el cliente, y por eso en cada capacitación los Agile Managers nos dieron su apoyo. Todos los entrenamientos fueron dinámicos y se adaptaron a la experiencia previa de cada equipo, su nivel de agilidad y necesidades particulares.
“Trabajo en progreso”
Seguimiento. Acompañamos a cada uno de los equipos ágiles para lograr que se fortalezcan los roles según sus necesidades y consoliden su autonomía. Participamos del Planning, Daily, Review y Retro, asistiéndolos en la creación de artefactos útiles para cada uno de los equipos (Product Backlog, Sprint Backlog, Historias y Criterio de Terminado).
«Siendo una experiencia aún en proceso, podemos visualizar en este punto el cambio y la transformación no solamente en la forma de trabajar sino principalmente en el mindset», Diego Da Col, director de Vixerant.
También podemos vislumbrar estos otros cambios: mayor organización para trabajar, la conformación de un equipo dedicado específicamente a comprender y mejorar la experiencia de usuario de sus principales productos digitales, las decisiones respecto de la Usabilidad del sitio se toman en función de testeo con personas random, más de un cuarto de las personas con las que trabajamos cuentan con conocimientos avanzados en metodologías ágiles y están motivadas a transformarse digitalmente hacia una cultura ágil.
